Организация конференции — непростая задача, требующая специфических знаний. Необходимо учесть множество обстоятельств: от проведения кейтеринга до тематических моментов. Аренда конференц-зала занимает особое место в успешном проведении различных мероприятий.

 

Как организовать конференцию на достойном уровне?

Компания A&Ces является экспертом в сфере проведения разных приемов. Любое мероприятие должно иметь эффект на аудиторию, иначе его проведение — пустая трата времени. Организовать конференцию необходимо так, чтобы информация рекламного, обучающего, новостного характера достигла своей цели. Для этого следует обратить внимание на некоторые моменты:

  • Тематическая составляющая. Направленностей встречи может быть много: научные семинары, информационные симпозиумы, обучающие тренинги, практические мастер-классы, бизнес-встречи, богемные рауты и т.д.
  • Целевая аудитория. Нужно сосредоточиться на приглашении людей, которым будет интересно определенное события, дискуссии вокруг него.
  • Транспорт. Иногда приходится помогать добираться гостям на прием в незнакомом месте.
  • Кейтеринг. Организация фуршетов — это возможность в неформальной обстановке сблизить участников.
  • Техническая часть. Все зависит от потребностей конкретной конференции. В большинстве случаев проектор, микрофон, доступ к интернету. Флип-чарт, лазерная указка — оборудование, необходимое для отдельных категорий тематических мероприятий.
  • Реклама встречи. Информационная поддержка — важный элемент в современном обществе. Материалы в прессе, интернете привлекают людей изучать обсуждаемый вопрос.

Выбор помещения — это одно из самых важных условий проведения успешного семинара и т.д.

Выбор конференц-зала

Профессионалы, когда готовят мероприятие, придают данному вопросу особое внимание. Холл должен соответствовать обязательным параметрам, под конкретный прием. Конференц-залы киев — это огромный выбор помещений, но как принять правильное решение, которое закончиться продуктивным проведением встречи? Существует несколько универсальных факторов, которые необходимо учесть при выборе холла:

  • Количество участников. От данного показателя зависит, на сколько человек потребуется помещение. Нет надобности тридцати гостям, которые обсуждают важный вопрос ассенизации некоторых регионов, арендовать зал на сто приглашенных.
  • Проблематика конференции часто играет важную роль в выборе объекта. Если это бизнес встреча, необходимо продумать, будут ли конфиденциальные переговоры, нужны ли дополнительные комнаты. Характер приема влияет и на техническую базу, рассадку людей и т.д.
  • Оборудование. Холлы должны соответствовать техническим запросам сформированной программы, некоторые устройства смогут обслуживать только специалисты-техники. Иногда приходится транслировать ролики, показывать графики, выступать на сцене, вести предметные дискуссии. Правильная оснастка зала — залог достойного проведения любого раута.
  • Расположение. Большинство приглашенных хотят приехать на объект с минимальным расстройством психики. На практике это выглядит следующим образом, если гостям из Запорожья, которые были в Киеве только проездом, предложить найти нужный объект на Троещине. Представители данного региона могут не то, что опоздать на мероприятие, возможно организаторам придется их искать в столице. Поэтому, холлы в центре, возле метро, недалеко от транспортных развязок — лучший вариант для эффективной работы.
  • Объекты сервиса. Часто приемы затягиваются на несколько дней. Наличие гостиниц, ресторанов, увеселительных заведений, стоянок в пределах проведения встречи — решение множества бытовых вопросов для времяпрепровождения, отдыха, обустройства участников.
  • Дизайн. Характер конференции должен соответствовать интерьеру объекта. Для подачи информационного материала требуется помещение с минималистическим дизайном, а для светских вечеринок убранство должно быть ярким, возможно «кричащим».

 

Все нюансы организации не сможет подготовить неспециалист. Только экспертная оценка, потом поддержка — это успех любого мероприятия.

Кейтеринг

Одной из обязательных составляющих удачного проведения конференции является профессионально организованный выездной ресторан-кейтеринг. Данный вид обслуживания включает в себя такие форматы:

  • банкет;
  • кофе-брейк;
  • фуршет;
  • бизнес-ланч;
  • коктейль.

Как правило, организаторы семинаров, не нагружают себя заботами «застольной части» и доверяют это профи, которые смогут воплотить все пожелания самого требовательного заказчика. Выездной кейтеринг предусматривает:

  • высококлассный сервис команды экспертов (администратора, шеф-повара, бариста, официантов);
  • отлично продуманное, уместное под конкретное мероприятие меню и напитки;
  • дизайнерское оформление лаунч зоны, сервировка.

Участники форумов часто чувствуют себя сковано на официальной части. Неформальные обеды помогают расслабиться обсудить проблематику, стать ближе приглашенным из разных городов.

 

Индивидуальный подход к каждому клиенту, с учетом общей концепции мероприятия и финансовой базы, гарантированно удовлетворят гостей и самих клиентов.

Преимущество работать с компанией A&Ces

Множество организаций предлагают подобные услуги, часто клиенты остаются недовольными из-за халатности сотрудников недобросовестных фирм. A&Ces проводит работу продуманно, от этого зависит имидж компании:

  • продуктивная организация любого мероприятия;
  • больше двадцати залов, вместимость — 30-300 человек;
  • техническое оснащение объектов;
  • проведение кейтеринга;
  • создание атмосферы, которая соответствует особенностям форума.

A&Ces обладает необходимым оснащением, опытными сотрудниками, внедряет современные подходы в организации приемов. Конференц-залы в киеве, которые предлагает компания, имеют необходимую техническую базу, зоны для кейтеринга, расположены возле метро, в живописных местах столицы.